Het voeren van zakelijke telefoongesprekken, zoals met de de Telefoon Belastingdienst, kan een beetje zenuwslopend zijn, zeker gezien de hoeveelheid communicatie die nu digitaal plaatsvindt. Niets kan echter het geluid van een menselijke stem vervangen en soms is het gewoon handiger om te bellen. Zolang je maar beleefd en natuurlijk spreekt, kan iedereen de basis aan. Maar om het gesprek zo effectief mogelijk te voeren, moet je het doel ervan identificeren voordat je de telefoon opneemt, en dit in gedachten houden terwijl je praat.
Identificeer het specifieke doel van jouw gesprek.
Als je precies weet waarom je met iemand wilt praten, zul je je niet meer zenuwachtig voelen om hem of haar lastig te vallen of zijn of haar tijd te verdoen, of zelfs maar te gaan wandelen. Denk even na over het doel van het gesprek en schrijf het op voordat u het gesprek begint. Bijvoorbeeld, je zou kunnen denken:
- Heb je informatie nodig?
- Wil je iets verkopen, of de persoon van een idee overtuigen?
- Moet je de persoon om hulp of ondersteuning vragen?
Bereid kogelpunten voor op de dingen die je moet vermelden.
Een paar notities zullen je helpen om je oproep op het juiste spoor te houden. Het “spiekbriefje” kan je ook helpen om je zelfverzekerder te voelen, want je zal niet vergeten wat je moet vermelden. Als je bijvoorbeeld belt om iemand te vragen voor een vergadering, kun je een notitie maken:
- Het doel van de vergadering.
- Wanneer en waar de vergadering plaatsvindt.
- Wat de persoon eventueel moet doen voor de vergadering.
Onderzoek de persoon die je moet bellen.
Dit is vooral belangrijk als je de beller niet persoonlijk kent. Zoek uit wat je over hem of haar kunt vinden bij collega’s, internet searches, social media profielen, etc.
- Als je iets weet over de achtergrond van de persoon, kun je deze kennis gebruiken om te chatten aan het begin van het gesprek. Probeer eens iets te zeggen als, “Dus je hebt eerder met Lanham Industries gewerkt, toch? Je moet Drew kennen, dan, toch?”
- Onderzoek naar de beller helpt je ook om faux pas te vermijden. Bijvoorbeeld, als u erachter komt dat de persoon banden heeft met een van uw concurrenten, zou u ervoor zorgen dat u die concurrent niet bekritiseert.
Lees ook: Voordelen van geautomatiseerde smering